进行管理内审需要掌握的管理的系统原理

进行管理内审需要掌握的管理的系统原理

管理的系统原理是现代管理学的重要理论成果之一。在管理学的学科体系中有着非常重要的地位。用管理的系统原理去指导管理实践,解决管理中的复杂问题,有着非常特殊的优越性。目前管理的系统原理不管在理论研究上还是在实践应用上都取得了很大的成就,它越来越受到管理学理论研究者和实际的管理工作者的重视。

管理的系统原理来自于一般系统理论。要用管理的系统原理去指导具体的管理过程,除要了解和掌握系统理论的基本知识。系统理论是关于系统构成和发展演化规律的科学。它的最早、最完整的表现形式是一般系统论。系统理论的形成和建立对现代科学技术的发展和管理科学的发展有着非常巨大的推动作用。包括管理学在内的许多学科都借鉴了系统理论的思想。在系统理论看来,所谓系统,是指由若干个相互作用、相互依赖的要素结合而成的具有特定功能的有机整体。这个整体具备各个组成部分所没有的新的性质和功能,并和一定的环境发生交互作用。对于任何一个系统来说,要素、结构、功能、活动、信息和环境以及它们之间的相互依赖、相互作用都是系统构成的基本条件。

所谓要素,是指构成系统的各个基本组成部分。任何一个系统都可以分成两个或两个以上的要素。系统的要素是由物质、能量和信息所构成的基本单位,系统的要素与要素的不同组合构成了各种级别的系统。要素和系统的关系是部分与整体的关系。它们相互联系、相互作用。一方面,要素的性质与功能制约着系统的性质与功能。另一方面,系统的变化也会影响到要素的变化。

所谓结构,是指系统内部的诸要素或子系统相互联系、相互作用而形成的秩序、结合方式和比例关系。每一个具体的系统都有自己特定的结构,它规定了各个要素在系统中的不同地位和作用。在系统的要素确定的情况下,往往是由系统的结构决定各要素之间的关系,进而影响到系统整体的性质和功能。所谓功能,是指系统在一定内部条件和外部环境下具有的达到预期目标的作用和能力。系统功能的具体表现就是系统具有把投入转化为产出的作用和效率。它体现了系统与外部环境之间的物质、能量和信息的输入、输出关系。

系统的功能取决于过程的秩序。考察系统的功能,必须要联系系统各要素之间及其与外部环境之间的物质、能量和信息的交换过程来进行。所谓活动,是指系统的形成、发展、变化的动态过程,这个过程是通过系统内部诸要素之间、要素与系统之间以及系统与环境之间相互影响、相互作用完成的。系统无时无刻不在运动,因此,系统的这种“活动”是绝对的。所谓信息,是指系统中被认识和了解的内容,表现为对系统要素、结构、功能、活动、环境等存在方式或运动状态的表述和这种表述的传播。信息是任何系统有序运动的前提条件之一,人们借助于信息,可以消除认识上的不确定性。所谓环境,是指处在系统边界之外、和系统进行物质和能量交换的所有影响系统功能的各种因素之和。

每一个具体的系统都有时空上的限定,因此,每一个具体的系统都有自己的环境。它是系统存在和发展的条件。系统的整体性质只有在与环境的相互联系中才能体现出来。根据环境的特点,大致可以把环境分为物理和技术的环境、经济和管理的环境、社会以及人际关系的环境等几大类。系统的环境是处于经常的变化之中的。

对任何事物的分类,只要根据不同的标准,就会有不同的结果。这里我们对系统根据以下几个标准进行分类。

1)根据系统与环境的关系,可以把系统分为封闭系统和开放系统。与环境之间没有任何物质与能量的交换的系统我们称之为封闭系统;与外界的环境之间有物质和能量的交换的系统我们称之为开放系统。

③远离平衡态系统,指随着时间的变化远离原来的平衡状态而进入新的平衡状态的系统;

严格说来,管理科学的建立与发展的历程中几乎一开始就有系统思想的影子。甚至有学者认为,初级的系统理论是在研究工厂管理中产生的。山在古典管理理论时期就有了最初的系统思想的萌芽。科学管理之父泰勒这样认为:不是某个单独的因素,而是这种全部的结合,构成了科学管理。泰勒全面考察了员工、操作方法、生产工具管理制度等方面,系统地提出了提高劳动生产率科学管理原理。此后,法约尔在他的《工业管理与一般管理》中系统地研究工经营的六种活动和管理的五种职能,还提出了充分反映系统思想管理十四原则,随后的英国管理学者厄威克等人对古典管理理论进行了系统化总结和研究。行为科学对期,人际关系学派的创始人梅奥在早期的研究中就发现工人的问题不能用任何一个单独的因素来解释,认为影响工人行为的因素是多重的。这成为组织被称为社会系统的理论基础

20世纪30至40年代,社会系统学派的创始人切斯特·巴纳德先后出版了《经理人员的职能》和《组织与管理》,全面阐述了他关于组织的理论,他的组织理论以系统观念为基础,认为组织是一个系统,“组织中的所有人员都是寻求取得平衡(即达到稳定状态)的系统,他们调整内部与外部的各种力量以维持一种动态的平衡。”可以说,巴纳德是最早自觉运用系统方法来进行管理学研究的学者之一。此后的管理学者在研究中开始主张用系统方法。例如,决策理论学派的赫伯特·西蒙。

20世纪60年代左右,管理学研究中出现了“系统学派”,一是所谓的社会-技术:系统学派,二是系统管理学派。社会-技术学派是社会系统学派的进一步发展,他们认为组织不仅仅是社会系统,而且还是一个技术系统,两者有着密切的关系并相互影响;只有既满足社会系统的需要,又满足技术系统的需要的组织才是最好的组织。系统管理学派。起源于当时兴起的一般系统论。系统管理学派以一般系统论为依据,系统阐述系统观点系统分析和系统管理三者之间的关系,分析了组织与管理的系统模型以及系统管理中各个管理职能。

管理学理论发展到今天,系统思想已经广为人们所接受。一切管理都应该遵循系统原理,这已经不是某个管理学派的观点,而是所有从事管理学研究的学者的共识。

在自然界和人类社会中存在各种不同性质和种类的系统。在管理学中研究的是组织管理系统。它具有以下几个特征:

所谓系统的整体性,是指系统作为相互联系、相互作用的各要素和子系统构成的有机整体,在其存在方式、目标、功能等方面表现出来的整体统一性。

1)从系统功能的角度看,系统的功能具有整体性,就是说,系统作为整体存在时其功能不等于系统内部各要素功能的简单叠加,而是表现为“整体大于部分之和”,体现出其组成部分没有的功能和特征;

2)从系统存在的方式的角度看,系统的任何一个组成部分都不能脱离整体而存在,而整体一旦失去某一部分,也势必影响自己原本作为一个整体的形态和作用的发挥;

3)从系统的目的来看,系统的整体目标是各个组成部分共同努力的目标,但是这种整体目标并不等于各个组成部分目标的简单叠加。

所谓系统的相关性,是指系统不是其构成要素的简单堆积和混合,而是由这些相互关联、相互作用的或子系统构成的有机整体,这些要素和子系统不仅在内部相互依赖、相互制约,而且同外部环境也具有一定的联系和作用。这种系统的要素和子系统之间的相互依赖和相互制约,以及其与外部环境的联系和制约,是形成系统结构、决定系统功能的基本力量,是使得系统各要素和各子系统成为有机整体的必不可少的构成部分,是系统的整体性得以实现和维持的条件。

系统在结构上是有层次的,每一个系统都可以逐层地分解为不同的子系统,包含在系统内的各子系统,相对于系统而言是要素。而相对于它的下一个层次而言它又是系统。这就是说,系统和要素是相对的,一切构成一个系统的子系统都是由更下级的子系统构成。这样,每一个层次都有系统和要素的关系。就是说,系统具有层次性。

系统无时无刻不在运动,作为一个运动着的有机整体,其稳定状态是相对的,而运动状态是绝对的。系统不仅作为一个功能性的实体存在,而且作为一种运动而存在。运动是系统的生命。例如,管理学中研究的组织是社会经济系统中的子系统,它为了适应外部社会经济系统的需要,必须不断完善和改变自己的功能,而组织内部各子系统的功能及其相互关系也必须随之相应的发展变化。

前文在分析系统的类别时我们根据系统与环境的关系,把系统分为封闭系统和开放系统,但是严格地说,事实上封闭系统是不能存在的,没有一个不与外界环境进行物质、能量和信息交换的系统可以维持下去。管理学中的封闭系统更少见。故组织管理系统具有的另外一个特征是开放性,甚至可以说,开放是系统的生命。对于管理者来说,应该要能准确判断组织的外部环境对组织的影响,在进行组织管理时要能够考虑到环境的因素。

任何系统都是与环境相互作用的,要与环境进行物质、能量和信息的交换。这种交换是双向的。一方面系统受到环境的影响和作用;另一方面,系统要影响到环境,系统在自身与环境的相互作用中实现动态的平衡。对于组织管理系统来说,系统可以根据环境条件的变化或系统发展目标的转移,自动地改变自身的内部结构以适应外界环境的变化从而达到系统与环境的平衡。在现实的管理活动中,管理系统所面临的环境因素具有越来越大的变动性,环境的变动给管理系统带来越来越多的问题。在就要求管理系统对环境应该有更强的应变能力,要善于预测环境并在变化的环境中争取主动。

所谓管理的系统原理,是指管理活动要组织和协调组织系统中各要素之间、各要素与系统整体之间、组织系统与组织环境系统之间的关系,从而保证组织系统活动的正常进行和组织目标的实现。就是说,管理者在管理一个组织系统的时候必须运用系统理论、系统 思路、系统方法来进行。

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